Время — деньги? Не совсем так. Время нельзя заработать, накопить или собрать.  Время — ваш единичный ресурс, и, если оно упущено — вы не сможете вернуть его обратно. Поэтому необходимо разумно подходить к вопросу инвестиций со временем. К счастью, на сегодняшний день, есть множество систем и методик эффективного тайм-менеджмента. 

Что же представляет собой тайм-менеджмент?

Тайм- менеджмент — это научный подход к учету времени и его эффективного использования.

Но, как и в любой другой дисциплине, существует ряд ошибок при использовании данной системы, вследствие которых вы не сможете достичь желаемого результата, а именно эффективно пользоваться своим временем.

 

Как понять, что вы совершаете ошибки при планировании своего времени? Если вы никогда ничего не успеваете, при этом, вроде как, и не отдыхаете, но и все ваши дедлайны горят и сгорают, значит, где-то притаилась ошибка. Либо вы берете на себя слишком много работы, либо вы не умеете распределять свое время. Возможно, вы делали попытку внедрения тайм-менеджмента в свою жизнь, но это не увенчалось успехом. Давайте разберем самые популярные ошибки.

 

 

 

Топ-10 ошибок тайм-менеджмента

 

1. Нет списка дел

Специалисты утверждают, что список дел на день, составленный за 10 минут, сэкономит вам 2 часа. Вы можете разделить задачи по важности и срочности. Это поможет вам всегда следовать дедлайнам и никогда не забывать про текущие и важные задачи.

 

2. Отсутствие приоритетов

Окей, вы составили список дел на день, а свободного времени больше не стало? Это все потому, что вы не расставили приоритеты каждой задачи. Выделите самые важные и срочные задания, текущие оставьте напоследок.

 

3. Ваши задачи имеют неопределенную цель

Вы пользуетесь размытыми фразами, например, в вашем блокноте есть задача: “Посмотреть фильм”. Один, с друзьями или с девушкой? Когда, сегодня или на следующей неделе? 

Ставьте задачи четко, особенно если вы составляете план задач на длительный срок. В конце недели вы можете забыть, что конкретно вы имели в виду и пропустите это задание.

 

4. Работаете по принципу Цезаря

Да, это, конечно, замечательно делать несколько задач одновременно, но общая работоспособность снижается. Вы не можете убить одним выстрелом трех зайцев. Не спорим, есть уникумы, которые могут делать несколько дел одновременно без потери результативности, но это очень редкое явление.

Задачи должны выполняться в строго отведенное для них время, только тогда эффективность будет на высоте и вы сэкономите кучу времени.

 

5. Нет концентрации  в работе

Очень распространенная проблема, особенно среди фрилансеров и предпринимателей. Человек отвлекается буквально на все: новости, социальные сети, вид из окна, музыка, книга. Он занимается всем, чем только можно, но не решением своих задач.

 

6. Рабочий беспорядок

Есть такое выражение: “Порядок на столе — порядок в голове”. И это одно из самых главных правил эффективной работы. Если на вашем столе бардак, в документах неразбериха, то и в делах беспорядок не уйдет. Если вы не можете себя мотивировать убираться в рабочем пространстве, то вносите этот пункт в ежедневный список дел.

 

7. Все дела “на завтра”

Если вы отложили задачу на завтра в единичном порядке, то ничего страшного не случится, но если такое происходит систематически, то имейте в виду, скоро ваши дела превратятся в снежной ком и он накроет вас с головой. Никогда не откладывайте ничего на завтра, если вы можете сделать это сегодня.

 

8. Боитесь сказать “нет”

Вы боитесь сказать”нет” коллегам, которые просят помочь с работой, когда у вас нет времени на это, ваше сегодняшнее расписание забито своими задачами, но вы соглашаетесь помочь, чтобы не испортить отношения с коллегами. 

В том случае, если вы действительно хотите помочь, а ваш сегодняшний день занят, попробуйте перенести эту “помощь” на следующий день, если он у вас, конечно, не забит.

 

9. Работаете без отдыха.

Следствием предыдущего пункта является неумение отдыхать. Вы забиваете своей и чужой работой и на отдых уже не остается времени.Научитесь говорить “нет” людям и помните, что отдых — это не только поваляться на диване, пойти в клуб или уехать на курорт. Небольшие перерывы в работе — это тоже отдых, выйдите на улицу, проветритесь и ваша концентрация возрастет, эффективность работы увеличится, а количество затраченного времени уменьшится.

 

10. Неправильные биоритмы.

Все знают, что есть 2 основных биоритма — “сова” и “жаворонок”. Подстройте свое расписание так, чтобы оно соответствовало вашему биологическому ритмы. Проанализируйте, когда ваша продуктивность находится на пике, когда вам лучше лечь спать, а во сколько необходимо проснуться и только тогда планируйте свой день, исходя из полученных данных.

 

 

10 правил эффективного тайм-менеджмента

 

1. Планирование задач на день/неделю/месяц

Планируйте свой день, неделю или месяц. Вы всегда должны знать, что и когда вам делать, иначе вы просто потратите время зря. План на день, конечно же, нужно расписывать ежедневно, либо, если вы наверняка знаете, какие задачи вам необходимо сделать в текущем месяце, можете составлять его на месяц, ежедневно дополняя, по мере поступления новых задач.

 

2. Конкретные и четкие формулировки желаемой цели

Конечно, вы можете просто написать задачу в свой планировщик, не задумываясь, какую цель вы хотите достигнуть. Но, если вы действительно хотите эффективно распоряжаться своим временем, заранее напишите точную формулировку своей цели, что вы хотите получить на выходе. И только тогда, когда вы будете знать конечную цель, только тогда вы сможете быстро и качественно сделать свою задачу.

Советуем обратится к такому методу постановки целей, как SMART. Если объяснять кратко, то ваша цель должна актуальной, максимально точной, измеримой, а ее реализация должна иметь четкие временные рамки.

 

3. Фиксация плана 

 

4. Составление приоритетов

В ежедневном расписании очень много дел, а вы не знаете, за что схватиться, какую задачу начать выполнять. В этом вам поможет метод “АБВГД”, где:

 

А — сверхважные задачи

 

Б — не такие важные поручения

 

В — наименее значимые цели

 

Под пунктами В И Г, как вы уже догадались, находятся самые наименее важные задачи. 

Есть еще один метод расстановки приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Согласно этой методики задачи необходимо разделить на:

 

• важные и срочные — такие задачи следует выполнять в первой половине дня, пока продуктивность на высоте
• важные и несрочные 
• срочные и неважные
• несрочные и неважные

 

5. Держать концентрацию на протяжении дня

Чтобы стать эффективным управленцем, вам необходимо развивать свои навыки концентрации на задачах. 

С помощью следующих техник вы сможете более эффективно решать свои задачи:

 

• Делегирование — передавайте срочные и неважные задачи своим подчиненным, освободите свое время для наиболее важных и срочных задач.
• Перенесите несрочные дела во вторую половину рабочего дня
• Говорите “нет” коллегам. Умейте отказывать людям в помощи, если ваш рабочий график плотный, не теряйте свое время.
• Устраивайте себе небольшие перерывы в процессе работы, но не на чаепитие.

 

6. Анализ результатов продуктивности

Выделите немного своего времени на анализ выполненных задач, что вы сделали, что вам удалось или не удалось, сколько вы потратили времени на это. Сделайте правильные выводы.

Также, небольшой советы. Если вы понимаете, что начинаете терять концентрацию при выполнении основной задачи, не начинайте работать с другой задачей, просто сделайте небольшой перерыв и принимайтесь снова за работу над этой задачей.

 

7. Отдых

Не пренебрегайте отдыхом, организм вам за это спасибо не скажет, концентрация и продуктивность будут падать с повышающейся усталостью.

В усталости нет ничего хорошего. Научитесь отдыхать правильно, желательно, на свежем воздухе.

 

8. Учет времени

Если в течение дня вы чувствуете опустошенность, постоянную усталость, а задачи так и не выполняются быстрее, посчитайте свое время, на что вы его тратите. Напишите на листке свои действия за сегодня и время их выполнения, с помощью этого метода вы легко найдете “паразитов”, которые воруют ваше время.

 

9. Пользуйтесь временем ожидания

Едете в автобусе или застряли в пробке — не тратьте это время впустую, его тоже можно использовать. Вы можете надиктовать свои размышления на диктофон, делегировать задачу сотруднику или слушать аудиокнигу.

 

10. Принцип 15 минут

Этот принцип для любителей откладывать все свои задачи на завтра. Этот метод заставить себя работать очень просто — вам необходимо начать работу над задачей и не отвлекаться ровно 15 минут, вы не заметите, как втянитесь в работу и уже не будете отвлекаться.

Также существует еще один принцип — принцип «Помадоро». Очень просто метод: засеките время или поставьте будильник на 25 минут, начните работать, через 25 минут отвлекитесь не более, чем на 5 минут, и снова за работу. Так необходимо сделать четыре подхода, после которого прервитесь от работы на 15 минут и начните все заново.

 

Главный принцип планирования рабочего дня является безукоснительное соблюдение всех правил, иначе результата от такого тайм-менеджмента не будет.  Уделите время и распланируйте свой день, не забудьте, что чистый рабочий стол гарантирует хорошую концентрацию на ежедневных задачах. Не теряйте времени, используйте каждую минуту рационально.